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Currículum de Secretaria de Dirección: Guía con Ejemplos

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¿Estás buscando trabajo como secretaria de dirección o administrativa?

Entonces vas a necesitar un currículum que transmita que eres esa persona a prueba de estrés que soluciona y organiza la vida de tu jefe en minutos, con solo hacer una llamada o enviar un email.

Para lograrlo, tu currículum de secretaria debe ser el claro ejemplo de orden y claridad, debe leerse fácilmente y dar la sensación de que tienes todo bajo control. 

No te preocupes, en este artículo encontrarás lo necesario para crear un CV de secretaria sumamente competente:

  • Aprenderás a elegir la información más relevante para cada puesto de trabajo que solicites.
  • Descubrirás los consejos de profesionales para llenar cada sección de tu curriculum vitae de secretaria de la manera más óptima.
  • Conocerás algunos trucos de formato que harán de tu candidatura una joya a la que ningún director ni reclutador se podrá resistir.

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Sebastián, uno de nuestros usuarios, dijo:

Zety me ha sido de gran ayuda para poder diseñar y adaptar mis CVs a diferentes cargos de forma rápida y sencilla.

Echa un vistazo a estos artículos relacionados que pueden ser de tu interés:

Ejemplo de Currículum de Secretaria de Dirección

Cecilia Robledo

Madrid, España 34556

Teléfono fijo: 56575453

Teléfono móvil: 989796455

Correo electrónico: cecilia.robledo@gmail.com

Perfil profesional

Asistente ejecutiva con grandes habilidades, dedicación y amplia experiencia en coordinación, planificación y apoyo diario en las funciones administrativas y operacionales de la organización. 7 años de experiencia trabajando con ambientes de alta confidencialidad. Capacidad para trabajar en turnos largos, bajo múltiples demandas y con un ambiente de trabajo rápido.

Experiencia Profesional

Asistente Ejecutiva 

Clarins, Madrid

01/2017 - Actual

  • Arreglo de los viajes, visas, agendas, contactos necesarios e información del país para los viajes ejecutivos a Malasia y Japón.
  • Supervisión de los calendarios ejecutivos y de gestión, al tiempo que asignaba tareas al equipo de apoyo como Secretaria de Dirección para facilitar el flujo operativo.
  • Mantenimiento de los ejecutivos actualizados sobre los cambios en la información de negocios mediante la documentación de reuniones, el seguimiento de la documentación y la recopilación de datos del equipo.

Secretaria en el Departamento de Atención a Clente

Guys and St. Thomas´NHS Foundation Trust Madrid

01/2016 - 12/2017

  • Gestión de la Agenda del Gerente del Servicio y del Project Manager.
  • Redacción de correspondencia compleja, informes y otra documentación
  • Respuesta y transferencia de más de 200 llamadas telefónicas diarias en sistemas telefónicos de varias líneas.
  • Verificación de la programación de clínicas con un sistema de monitoreo de vacaciones para todo el personal clínico.

Formación

  • Técnico Superior en Secretariado 

 Ciclo superior de FP Secretaria de Dirección 

INSTITUTO SUPERIOR DE ESTUDIOS PROFESIONALES CEU, Sevilla

2013 

Formación Complementaria

  • Curso de Secretariado de Dirección

Campus Training - A distancia

2017

  • Curso en Secretariado Management Secretaria de Dirección 

Economist & Jurist School, A distancia

2015 

Habilidades y Competencias

  • Gestión de la información y nuevas tecnologías.
  • Protocolo empresarial.
  • Organización de eventos.
  • Gestión administrativa y financiera
  • Bilingue - English for administrative Assistants
  • Amable y servicial
  • Paciente
  • Planificada y Ordenada
  • Proactiva 
  • Capaz de trabajar bajo presión 

1.¿Cuál es el Mejor Formato para tu Currículum de Secretaria?

Primero, debes pensar en la estructura que quieres que tenga tu CV de secretaria, buscando resaltar las fortalezas y debilidades que tienes como secretaria de dirección o administrativa; alineándolas a lo que la vacante que solicitas requiere.

Antes de ver el mejor formato para tu currículum de secretaria, ¿no te gustaría saber cómo está el mercado laboral actual de las secretarias? ¡Exacto! Nosotros hemos analizado 1,67 millones de CVs creados en nuestra plataforma y estos son los insights más significativos.

Datos de interés para una candidatura de secretaria de dirección:

  • El currículum de secretaria de dirección cuenta con 4,02 habilidades de media, y estas son las 5 más repetidas según nuestros datos: 'gestión administrativa', 'habilidades multitarea', 'manejo de bases de datos', 'perfil metódico' y 'confidencialidad'.
  • Los curriculum vitae para secretaria de dirección creados en nuestra plataforma tienen entre 600 y 700 palabras.
  • Las candidaturas para secretaria que se han preparado en Zety desvelan que el campo del del secretariado posee algunos de los candidatos con mayor y más sólida experiencia del mercado. De hecho, una secretaria cuenta con un promedio de 5 años y medio de experiencia laboral, y una secretaria ejecutiva posee una trayectoria de 9 años.

En España, hay tres tipos de curriculum vitae que son los más comunes, cada uno enfocado a diferentes perfiles:

  • Currículum cronológico Inverso - Resalta carreras con experiencia.
  • Currículum funcional - Resalta las habilidades y actitudes del candidato.
  • Currículum Combinado - Encuentra un balance entre la experiencia y las capacidades del candidato.

En cualquiera de los tres formatos de currículos profesionales sigue las siguientes reglas:

  • Haz todo lo posible por no rebasar la primera cuartilla, pero en caso de hacerlo, nunca pases de dos.
  • En España, es recomendable agregar siempre tu fotografía de currículum al documento. Elige una con buena resolución, donde solo salgas tú, con el rostro visible y sin fondos que distraigan.
  • Asegúrate de que hay suficiente espacio en blanco para que visualmente tu CV no esté demasiado cargado, ya que esto dificulta su lectura y pierde la atención del lector.
  • Evita usar las tipografías más comunes como: Times New Roman, Arial, Courier New. Mejor reemplázalas con versiones más modernas como: Futura Rounded o Lato. Nunca uses más de dos tipos.
  • Ayúdate de bloques y columnas para ordenar la información de tu CV.

¿Necesitas una plantilla para tu currículum como Secretaria de Dirección? Descarga las mejores plantillas de currículum para Word.

2. ¿Cómo Escribir un Objetivo o Perfil Profesional para tu CV de Secretaria?

La sección del perfil u objetivo profesional es la oportunidad perfecta para demostrar que eres el candidato que ellos buscan.

Cuando no se han completado las demás secciones del currículum, redactar el extracto profesional puede resultar un poco difícil. 

Te recomiendo continuar con las demás secciones y terminando, volver para comenzar con el extracto profesional, o descripción personal en el CV.

Para comenzar a escribir el extracto profesional, debes decidir cuál de los dos tipos que hay, es el ideal para ti: Objetivo profesional o perfil profesional.

El objetivo profesional de tu CV de secretaria NO es: Una descripción genérica de tus expectativas o metas sobre el puesto, en tres renglones redundantes que no dicen nada. 

El objetivo profesional SÍ es:

Un breve e interesante párrafo, centrado en describir las habilidades y valores más relevantes que un candidato sin experiencia, puede aportar profesionalmente a una empresa. Se conforma de:

Rasgo fuerte de tu personalidad + ejemplos claros de habilidades que has desarrollado + lo que aportarías al empleo o empresa.

Ejemplo de Objetivo profesional para currículum de secretaria

Comprometida y proactiva Asistente de dirección bilingüe, cursando el último año de la carrera de Negocios Internacionales. Soy planificada y excelente organizando eventos, conferencias, campañas, viajes, inclusive de grupos grandes. Soy paciente y aprendo rápido el funcionamiento de cualquier entorno, adaptandome facilmente a cualquier situación. Tengo conocimientos básicos de contabilidad.

Recuerda que debes llenar esta fórmula de manera personalizada para cada vacante que presentes, tratando de que siempre se lea lo más alineado a las características buscadas por el empleador.

El perfil profesional NO es: 

Un párrafo general repitiendo lo que ya has mencionado en las secciones de Experiencia y Formación.

El perfil profesional sí es:

Un párrafo breve (3-4 líneas) redactado en un tono fluido que entere al reclutador de los logros más destacables de tu carrera profesional y le ayude a imaginar cómo tu perfil aportaría a su equipo.

Habilidad o adjetivo + título profesional + años y áreas de experiencia + 3 logros importantes cuantificados.

Ejemplo de Perfil profesional para curriculum vitae de secretaria

Asistente Ejecutiva Senior, con más de 13 años de experiencia en entornos comerciales y corporativos. Capaz de manejar sin problemas la planificación estratégica y los requisitos operativos y administrativos. Orientada a los resultados y trabajadora con habilidad y capacidad de recuperación para lograr los objetivos operativos diarios. Enfocada en maximizar la productividad ejecutiva al proporcionar un servicio excepcional y coordinar las actividades del equipo.

No olvides revisar entre tus logros y cualidades para elegir los que más coincidan con los requisitos de la vacante.

ProTip: Las compañías suelen describir los perfiles que buscan en la sección de reclutamiento de sus sitios web, leer varios perfiles del mismo puesto te dará una gran referencia para redactar esta sección.

3. ¿Cómo Organizar la Experiencia Profesional de tu Curriculum Vitae de Secretaria?

Las reglas básicas para llenar la sección de Experiencia laboral de tu CV de secretaria son:

  • Los puestos se ordenan comenzando con el trabajo más reciente (hasta arriba de la lista) y terminando con el más antiguo.
  • Si tienes muchos años de experiencia y una lista kilométrica de empleos pasados, detalla solo los 3 más recientes y relevantes.
  • Mantén el mismo formato para cada empleo, te recomendamos seguir el siguiente: 

Título + empresa + ciudad o país + fecha de inicio + fecha de terminación.

  • Función 1
  • Función 2
  • Logro
  • Enfoca la descripción en tus logros y resultados comenzando cada viñeta con verbos de acción y keywords o vocabulario de Secretaria de Dirección, por ejemplo: Analizar, gestionar, corregir, medir, coordinar, equilibrar, capacitar, controlar…

Ejemplo de Experiencia profesional para perfiles con experiencia:

Secretaria de Dirección Bilingüe.

INCIBE – Instituto Nacional de Ciberseguridad

05/2016 - 02/2017

  • Realicé las entrevistas a voluntarios y su formación. 
  • Gestioné las BBDD con la información de los voluntarios y el material fotográfico (proceso escaneo, digitalización y Photoshop)

Logro: Proactivamente diseñé los programas de actividades, invitaciones y trípticos en cada evento o campaña de la fundación (tanto impresos como digitales).

Secretaria de Dirección Bilingüe / Backoffice.

Compañía de Comercio Exterior, S.L. Consultoría Internacional

10/2007 - 11/2013

  • Ejecuté las tareas administrativas de seguridad como el filtro de llamadas y la gestión de las cuentas de email y de caja. 
  • Tramité la documentación fiscal de la empresa como (R. Mercantil, S. Social, A. Tributaria), realicé el control de albaranes y la facturación a proveedores.
  • Atendí a clientes, proveedores y funcionarios gestionando las visitas a la empresa. 
  • Controlé el presupuesto y el abastecimiento de pedidos de material de oficina, cocina y catering 

Logro: Asistí a 5 Project Managers simultáneamente en las áreas de Nuevo Negocio y Ejecución. 

ProTip: Si el puesto que solicitas requiere experiencia específica en ciertos sectores, asegúrate de resaltarlo mencionando logros y cifras para volverlo más claro.

Candidatos sin experiencia

La falta de experiencia puede representar una barrera a la hora de buscar empleo, pero lo cierto es que todos empezamos ahí. Así que, si estás haciendo un currículum sin experiencia, aplica los siguientes tips para la sección de tu trayectoria laboral.

  • Resalta tus estudios y habilidades, enfocándolos directamente a las necesidades de la vacante.
  • Coloca la sección de “Experiencia Profesional” debajo de la de “Formación”.
  • Agrega todo tipo de experiencias profesionales aun cuando no hayan sido remuneradas u oficiales como: voluntariados, trabajos temporales, prácticas profesionales, servicio social, e incluso trabajos o proyectos autónomos.

ProTip: No olvides explicar claramente cómo es que esas experiencias añaden valor profesional a tu perfil.

4. ¿Qué Incluir en la Sección de Educación para tu Currículum de Secretaria?

Para trabajar como secretaria de dirección o administrativa puedes llegar a través de diferentes tipos de educación, según el personal de cada área. Por eso es necesario que no dejes pasar la información más relevante de tu formación para el puesto al que te estás postulando.

Siempre ordena tus estudios comenzando por el de mayor grado y continúa en orden descendente. 

Si cuentas con un grado universitario, termina la lista ahí (Doctorado, Máster, Grado) si no, añade el Bachillerato y toda la educación complementaria que sea útil para esta solicitud. Evita incluir grados previos (secundaria, primaria etc.).

Ejemplo de Formación para perfiles con experiencia: 

Formación 

Curso de Secretariado Internacional de Alta Dirección

Escuela Universitaria Formatic Barcelona

05/2017 - 05/2017

Ciclo Formativo de Grado Superior de Asistencia a la Dirección

Escuela Universitaria Formatic Barcelona

10/2014 - 10/2015

Formación complementaria

Certificado en Marketing Digital

IAB Europe - Google

02/2020 -actualmente.

Diploma en Transformación Digital del Empleo

EOI Madrid - Google

12/2018 -12/2019

Mantén el orden y aplica el mismo formato a todos los grados que enlistas en la sección, te recomendamos la siguiente estructura, según sea el caso:

Título del grado o estudio realizado

Nombre de la escuela o institución, ciudad +

Fechas de inicio y término (MM-AAAA) + 

  • Breve descripción de lo aprendido y desarrollado.

Ejemplo de Formación para currículum de secretaria administrativa sin experiencia:

Formación

Grado en Administración y Gestión

Generalitat de Catalunya

10/2017 - Actualmente

Proceso de evaluación y acreditación de 11 competencias profesionales del sector de administración y gestión (Asistente de Dirección)

Formación Complementaria:

Curso de Gestión Integrada de Recursos Humanos “Cursando”

Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales, UCM

Ene 2019 - actualmente.

ProTip: Si aún estás estudiando el grado o la maestría, puedes mencionar el título añadiendo a un lado, la leyenda : “en curso” y “actualmente” en vez de la fecha de finalización. 

5.¿Qué Habilidades Resaltar para tu CV de Secretaria?

Las aptitudes profesionales más comunes, en general, para los perfiles de secretaria son: ofimática, idiomas, matemáticas y logística.

Sin embargo, dependiendo de la vacante de tu interés deberás adaptar otras habilidades más específicas, (tanto hard skills, como soft skills) que son frecuentemente requeridas.

Principales habilidades para un currículum de secretaria

  • Hojas de cálculo Excel.
  • Gestión de bases de datos.
  • Concertación de citas.
  • Conocimiento de las redes sociales.
  • Dominio de Microsoft Office.
  • Correspondencia comercial.
  • Conocimientos tecnológicos.
  • Planificación de reuniones.
  • Administración de viajes.
  • Desarrollo de presentaciones ejecutivas.
  • Gestión de proyectos.
  • Gestión del tiempo.
  • Jugador de equipo.
  • Atención al detalle.
  • Gestión de equipos.
  • Resolución de problemas.
  • Presupuestación.
  • Bilingüe.

¿Cómo saber qué habilidades favorecen más tu candidatura?

Sigue estos tres pasos para elegir las habilidades que mejor se ajusten a tu currículum de secretaria:

  1. Lo primero es que tú mismo seas consciente de las habilidades profesionales que tienes más desarrolladas. Para esto haz una lista con todas las que creas tener. Puedes añadir algunas que tus colegas o familiares te digan.
  2. Después, debes leer o investigar a fondo los requisitos de la vacante a la que te vas a presentar. También puedes hacer una segunda lista con las habilidades que buscan en los candidatos. 
  3. Finalmente, compara ambas listas (la de habilidades y la de requisitos) y agrega a tu currículum de secretaria las habilidades de tu lista que sean más afines a las requeridas.

No olvides que las habilidades se dividen en dos categorías: Soft skills y Hard skills

Las soft skills o habilidades blandas son habilidades transferibles relacionadas con la actitud del candidato frente a diferentes situaciones que no necesariamente son exclusivas de algún trabajo. Por ejemplo:

Ejemplo de Habilidades blandas para un CV de secretaria

  • Polivalencia.
  • Dinamismo.
  • Adaptabilidad. 
  • Capacidad de trabajo en equipo.
  • Excelente comunicación oral y escrita.
  • Gestión de proyectos. 
  • Con iniciativa y actitud de servicio,
  • Responsable y organizada.
  • Estructurada y metódica.
  • Alta capacidad resolutiva bajo presión.

Las hard skills o habilidades duras, son competencias técnicas relacionadas directamente con ciertas funciones de cada puesto de trabajo y siempre son aprendidas. Por ejemplo:

Ejemplo de Habilidades duras para tu CV de secretaria

  • Planificación de eventos.
  • Gestión de agenda.
  • Gestión y mantenimiento de BBDD.
  • Programación de E-mailings.
  • Habilidades contables: control de albaranes y facturación a proveedores.
  • Envío y gestión de newsletter
  • Protocolo y confidencialidad.
  • Gestión de oficina (office manager).
  • Gestión de presupuestos.
  • Mantenimiento y negociación con proveedores.

Al hacer tu curriculum vitae con nuestro editor, podrás añadir frases adaptadas a tu profesión, incluir habilidades y completar automáticamente todas las partes complicadas. Empieza a crear tu currículum online.

Cuando hayas completado la plantilla de curriculum vitae, Zety analizará tu documento y te hará saber exactamente qué mejorar para que tu CV quede perfecto.

6.¿Qué Secciones Extras Agregar a tu Curriculum Vitae de Secretaria?

Añadir secciones adicionales a un currículum, dependerá de lo relevante que pueda resultar para cada vacante. Si su contenido no agrega un valor significante a tu candidatura, mejor no las agregues.

Las secciones adicionales más comunes para los currículos de secretaria son: “Software” e “Idiomas”.

Antes de añadir alguna sección extra, toma en cuenta los siguientes aspectos:

Añade una sección de Idiomas a tu currículum de secretaria

  • Añadir una sección de Idiomas solo es necesario cuando cuentas con 2 ó más idiomas extranjeros en los que puedes especificar tu nivel (sin contar tu idioma nativo).
  • Si solo cuentas con un idioma extranjero, siempre será mejor mencionarlo en la sección de “Habilidades” → “Dominio de Inglés Empresarial” ó en “Formación” si cuentas con un certificado de idiomas oficial → Certificado de Inglés Nivel Intermedio “Cambridge FCE”.

Añade una sección de Software a tu currículum de secretaria

  • Añadir una sección relacionada con tus conocimientos informáticos, solo es necesario cuando cuentas con niveles intermedios o avanzados en software especializado adicional a Office MS, ya que el uso de Word, PowerPoint y Excel son requisitos mínimos para las candidaturas administrativas.

Ejemplo de secciones extra para tu CV de secretaria

Idiomas

  • Español - Nativo
  • Ruso - C1 Avanzado - Certificado de Traductora TRKI
  • Inglés - B1 Certificado Cambridge - 221 pts.

Software

  • Microsoft Word, Excel y PowerPoint - Dominio Avanzado Certificado por Microsoft Education.
  • Sistema SAP EHP 6.0: Contaplus, Nominaplus - Nivel intermedio.

7. ¿Cómo Complementar tu Currículum de Secretaria Administrativa o de Dirección?

La carta de presentación es muchas veces subestimada, porque muchos candidatos creen que ya no se utiliza más y que solo es un documento de relleno. Pero es todo lo contrario.

Tu carta de presentación debe cumplir con el formato de un documento formal, pero su contenido debe ser eficiente y totalmente personalizado para cada candidatura.

Si has seguido esta guía, ya tienes un currículum de secretaria a la medida para destacar, tanto como Secretaria de dirección como Secretaria administrativa.

¿Qué hay mejor que una carta de presentación que combine con tu CV? Puedes crear tu carta de presentación con plantillas, que cuentan con el mismo diseño que en tu curriculum vitae. Así es como se vería tu candidatura:

Échale un vistazo a nuestros Ejemplos para cartas de presentación y a los ejemplos de curriculum vitae antes de empezar a escribir la tuya.

Escríbenos en la sección de comentarios tus dudas y pensamientos sobre esta guía para currículum de secretaria. Nosotros nos encargaremos de responderte lo antes posible. Te invitamos a continuar leyendo nuestras decenas de guías y artículos relacionados con tu carrera profesional.

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Alejandra Bustos
Alejandra Bustos es asesora profesional y escritora en Zety. Alejandra es una profesional en el mercado laboral, enfocada en ofrecer las mejores guías y consejos para buscadores de empleo.

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